Pourquoi écrire un cahier des charges
Changer de LMS engage pour plusieurs années. Les comptes, les historiques et les contenus y passent. Un mauvais choix se paie deux fois : en budget, puis en temps pour en sortir.
Le cahier des charges sert à trois choses. Il vous oblige à dire ce dont vous avez vraiment besoin. Il donne à chaque éditeur la même base pour répondre. Et il vous laisse, à la fin, une grille pour comparer des réponses qui ne se ressemblent pas.
Il n’a pas besoin d’être long. Il doit être précis.
Commencez par vos situations, pas par les fonctions
La plupart des cahiers des charges LMS se ressemblent. Ils listent deux cents fonctions, et chaque éditeur répond « oui » à presque toutes. À la fin, la grille ne départage personne.
Partez plutôt de ce que vous faites aujourd’hui, et de ce qui coince. Par exemple :
- « Chaque nouvel arrivant en magasin doit avoir suivi l’hygiène alimentaire avant sa première semaine. »
- « Le siège veut voir qui a fait sa formation obligatoire, par établissement, à la veille d’un contrôle. »
- « Nos experts métier ont des procédures en PDF. Nous voulons en faire des modules sans prestataire. »
Une situation décrite ainsi oblige l’éditeur à montrer comment il la traite. Un « oui » dans une case ne le fait pas.
Avant d’écrire : l’équipe et les objectifs
Réunissez les bonnes personnes dès le départ. La formation porte le projet. Les RH connaissent les effectifs et le SIRH. La DSI pose les contraintes techniques et de sécurité. Les achats tiennent le calendrier et le contrat. Ajoutez deux ou trois futurs utilisateurs : ils voient ce que les autres oublient.
Écrivez ensuite ce que vous attendez de la plateforme, en résultats. Par exemple : toutes les formations obligatoires suivies et prouvées à l’échéance, un nouvel arrivant opérationnel plus vite, des experts qui créent leurs modules seuls. Ces objectifs serviront à trancher entre deux réponses proches.
Les rubriques à prévoir
1. Le contexte
Qui êtes-vous, combien de personnes à former, sur combien de sites, dans quelles langues. Dites si les effectifs varient dans l’année : saisonniers, ouvertures, rachats. Précisez les publics externes s’il y en a : clients, franchisés, adhérents, professionnels de santé.
Dites aussi ce que vous avez aujourd’hui : un ancien LMS, des tableurs, rien du tout. Et pourquoi vous changez.
2. Les publics et leurs accès
Salariés, managers, formateurs, administrateurs par entité, siège. Pour chacun : ce qu’il doit voir, ce qu’il doit pouvoir faire, sur quel appareil. Un agent de terrain sur téléphone n’a pas les mêmes besoins qu’un responsable formation au bureau.
Si certains publics doivent accéder sans créer de compte, écrivez-le, et demandez à le voir fonctionner. Si une partie des formations est vendue à des publics externes, dites-le aussi : cela pose la question du paiement en ligne.
C’est la partie qui compte le plus. Décrivez une dizaine de situations, du début à la fin. Une inscription à une session en présentiel, avec convocation, émargement et attestation. Une formation obligatoire avec échéance et relances. Un parcours d’intégration par poste. La création d’un module à partir d’une procédure interne.
Pour chaque scénario, indiquez qui agit, ce qu’il produit et ce qu’il faut pouvoir prouver ensuite. Classez-les : indispensable au démarrage, utile plus tard, simple souhait.
4. Les contenus
Ce que vous avez déjà : modules SCORM, vidéos, PDF, présentations, outils externes à relier par LTI. Ce que vous voulez créer en interne, et par qui. Ce que vous voulez acheter tout fait.
Demandez quels formats la plateforme importe et dans quel format elle produit ses propres contenus. Si l’éditeur propose de l’IA pour aider à créer, demandez ce qu’elle fait aujourd’hui, sur un de vos documents, et qui valide le résultat.
5. Le suivi et les preuves
Les tableaux de bord dont vous avez besoin, et pour qui : le siège, un responsable de site, un manager. Les exports demandés par un audit, un financeur ou un contrôle. Si vous êtes organisme de formation, la traçabilité attendue par Qualiopi. Si vous êtes dans un secteur réglementé, les preuves que l’autorité de contrôle peut demander.
6. Les compétences
Si vous voulez relier la formation aux compétences, dites jusqu’où. Un référentiel par métier ? Des positionnements ? Des parcours proposés selon les écarts ? Ou simplement un suivi des habilitations ? Les besoins réels sont souvent plus modestes que ce qu’on écrit.
7. Les intégrations : SIRH, annuaire, SSO
D’où viennent les utilisateurs : quel SIRH, quel annuaire. Ce qui doit remonter vers le SIRH : formations suivies, attestations, heures. Comment les personnes se connectent : authentification unique (SSO), et avec quel protocole. Ce qui se passe pour ceux qui n’ont ni adresse e-mail ni compte dans l’annuaire.
Listez aussi les autres outils à connecter. Demandez ce qui existe en standard et ce qui relève d’un développement spécifique, donc payant.
8. Technique, sécurité et données
Lieu d’hébergement, liste des sous-traitants, contrat de sous-traitance RGPD, sauvegardes, double authentification, gestion des droits. Demandez les documents que votre DSI lira : politique de sécurité, accord de traitement des données, analyse de risques.
Si l’IA est proposée : quels fournisseurs, quelles données leur sont transmises, et peut-on la désactiver. Ajoutez l’accessibilité de la plateforme pour les apprenants, et le niveau de conformité que l’éditeur annonce.
9. L’accompagnement
Qui fait quoi pendant la mise en place : paramétrage, reprise des comptes et des contenus, formation des administrateurs. Puis après le lancement : quel support, par quel canal, avec quel interlocuteur. Demandez à quelle fréquence la plateforme évolue et comment vous êtes prévenu.
10. La réversibilité
Ce que vous récupérez en fin de contrat, dans quel format et dans quel délai : utilisateurs, historiques, attestations, contenus. Ce point se négocie mal une fois le contrat signé.
11. Le budget
Demandez un prix sur trois ans, avec le même périmètre pour tous. Précisez votre nombre d’utilisateurs et sa variation possible. Demandez ce qui est inclus et ce qui est en option : mise en place, formation des administrateurs, contenus, support, évolutions, connecteurs.
Ajoutez vos propres coûts : le temps de vos équipes pour reprendre les contenus, animer le lancement et administrer la plateforme.
12. Le calendrier
Donnez la date à laquelle la plateforme doit servir, et pourquoi : une campagne de formation obligatoire, une vague de recrutements, la fin d’un contrat. Demandez à chaque éditeur son déroulé de projet, étape par étape, et ce qu’il attend de vous à chaque étape. Gardez une marge : la reprise des contenus et les liens avec le SIRH prennent souvent plus de temps que prévu.
13. Les critères de choix
Dites dès le départ comment vous allez noter. Par exemple : les scénarios joués en démonstration, l’avis des utilisateurs testeurs, la sécurité, le coût sur trois ans, la qualité de l’accompagnement. Donnez un poids à chacun. Une grille annoncée évite de choisir sur la meilleure présentation.
Les questions à poser aux éditeurs
- Montrez-nous ce scénario, de bout en bout, avec un compte apprenant et un compte administrateur.
- Qu’est-ce qui est standard, et qu’est-ce qui demande un paramétrage payant ou un développement ?
- Comment les comptes arrivent-ils de notre SIRH, et à quelle fréquence ?
- Comment nos utilisateurs se connectent-ils, y compris ceux qui n’ont pas d’adresse e-mail ?
- Qui fait quoi pendant la mise en place, et qu’attendez-vous de notre équipe ?
- Quel client comparable pouvons-nous appeler ?
- Que se passe-t-il si nos effectifs augmentent de 30 % ?
- Quelles fonctions d’IA sont disponibles aujourd’hui, et peut-on les couper ?
- Où sont les données, et qui y a accès chez vous ?
- Comment récupérons-nous nos données en partant ?
Les erreurs qui faussent la comparaison
La grille à cocher. Tous les éditeurs cochent « oui ». Remplacez-la par des scénarios à démontrer.
Le prix de la première année. Les frais de mise en place, les modules en option et les hausses de licence changent le classement sur trois ans. Comparez le coût total.
La démonstration générique. Envoyez vos scénarios avant la démonstration et demandez qu’ils soient joués avec vos données d’exemple.
Les fonctions dont personne ne se servira. Chaque exigence ajoutée « au cas où » réduit le nombre d’éditeurs capables de répondre, et augmente le prix. Distinguez ce qui est indispensable au démarrage de ce qui peut venir plus tard.
L’oubli des utilisateurs. Une plateforme choisie par le siège et refusée sur le terrain ne sert à rien. Faites tester les finalistes par quelques apprenants et managers, sans explication préalable.
Le SIRH et la sécurité traités à la fin. Ce sont souvent eux qui bloquent le projet. Mettez la DSI dans la boucle dès la première version du cahier des charges.
Les promesses sur l’IA. Demandez à voir ce qui marche aujourd’hui, sur vos documents. Pas ce qui est prévu.
L’oubli de la sortie. La réversibilité s’écrit avant de signer.
Si vous êtes un acheteur public
Vous n’êtes pas obligé de lancer votre propre appel d’offres. Une centrale d’achat comme l’UGAP a déjà mené la mise en concurrence. E-TIPI y est référencé : la page Achat public explique la démarche.
Et si vous voulez voir le LMS E-TIPI LEARNING sur vos scénarios
Envoyez-nous deux ou trois de vos scénarios. Nous les jouons pendant une démo de 30 minutes, avec un compte apprenant et un compte administrateur. Réservez votre créneau avec le bouton de cette page, ou écrivez à contact@e-tipi.com.
