Sécurité et hébergement : où sont vos données, qui y accède, comment en sortir

Hébergement

Les données de la plateforme LMS E-TIPI LEARNING et d’E-TIPI LEADERS sont hébergées en France, chez Ikoula (groupe Sewan). L’infrastructure repose sur deux centres de données géographiquement distincts : l’un pour la production, l’autre pour les sauvegardes et la reprise en cas de sinistre.

E-TIPI est un éditeur français. Nous développons la plateforme depuis 2012.

Sous-traitants

Deux sous-traitants interviennent par défaut sur les données de vos utilisateurs :

• Ikoula (groupe Sewan) : hébergement de la plateforme et des données, en France.
• Un prestataire d’envoi d’e-mails : il envoie les messages de la plateforme (invitations, inscriptions, convocations). Il ne reçoit que l’adresse e-mail et le contenu du message. Sur demande, nous passons par un prestataire européen. Si vous le souhaitez, les e-mails peuvent aussi partir par votre propre serveur d’envoi (SMTP).

Les fournisseurs d’IA, OpenAI ou Mistral selon le connecteur choisi, n’interviennent que si vous activez l’IA.

La liste complète, avec le rôle et le lieu de traitement de chacun, figure dans notre accord de traitement des données. Avant tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant, nous vous prévenons par écrit. Vous pouvez alors faire part de vos objections.

RGPD

Pour les données de vos collaborateurs, vous êtes responsable du traitement et E-TIPI est sous-traitant. Un accord de traitement des données, annexé au contrat, fixe les règles : finalités, sécurité, sous-traitants, sort des données en fin de contrat.

Les données traitées sont celles de la formation :

• identité et coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse e-mail ;
• données professionnelles : fonction, service, entité, manager ;
• suivi de la formation : inscriptions, progression, scores, attestations, émargements ;
• données techniques de connexion : date et heure, adresse IP, journaux.

La plateforme n’est pas faite pour traiter des données sensibles, comme des données de santé. Quand les comptes viennent de votre SIRH, comme Lucca, vous gardez la main sur ce qui est transmis.

Les données personnelles sont rangées à part. Les autres données (contenus, statistiques, groupes) désignent chaque utilisateur par un identifiant aléatoire : c’est une pseudonymisation. Aucune donnée personnelle n’est vendue ni cédée à des tiers.

Les équipes d’E-TIPI n’accèdent à vos données que dans trois cas : une question de votre part sur vos données, la résolution d’un problème technique, ou une intervention que vous nous demandez.

Votre contact pour les questions de données personnelles : notre délégué à la protection des données, à l’adresse dpo@e-tipi.com.

Authentification et accès

Les utilisateurs peuvent se connecter avec un identifiant et un mot de passe, ou par l’authentification unique (SSO) de votre entreprise, en SAML 2.0 ou en OpenID Connect. Les mots de passe sont hachés et salés : personne ne peut les lire, même en base de données. Avec le SSO, aucun mot de passe n’est stocké dans la plateforme.

Les comptes peuvent être créés, mis à jour et désactivés depuis votre annuaire par SCIM : un départ ferme l’accès sans action manuelle. Les comptes sans SSO sont protégés par la double authentification, ou se connectent par un lien reçu par e-mail (magic link), sans mot de passe. Tout cela est compris dans la licence.

Si vous le demandez, l’accès peut être limité à certaines adresses IP : vos sites ou votre VPN.

Côté administration, chaque rôle voit ce qui le concerne. Un responsable d’établissement voit ses équipes, le siège voit l’ensemble.

Certains portails sont ouverts sans compte, comme le Portail du patrimoine de la Fondation du patrimoine. Ils ne donnent accès qu’aux contenus publiés pour le public.

Chiffrement et fichiers déposés

Tous les échanges avec la plateforme passent en HTTPS, avec TLS 1.2 au minimum. Les fichiers déposés sont contrôlés avant d’être mis à disposition : seuls les formats autorisés passent, et chaque fichier fait l’objet d’une vérification antivirus.

Sauvegardes

Les données sont sauvegardées plusieurs fois par jour, et les contenus chaque jour. Les sauvegardes sont chiffrées et conservées sur 10 jours glissants, en France, dans un centre de données distinct de celui de la production.

En cas d’incident, vous êtes prévenu tout de suite. En cas de sinistre, un plan de reprise d’activité restaure les données sur l’infrastructure de secours. Les données restent en France.

Les délais de sauvegarde et de reprise sont remis à votre DSI, avec nos réponses techniques.

IA

L’IA est présente dans la plateforme. Elle aide à créer les modules, enrichit et traduit les fiches de formation, et pilote certaines tâches du back-office par des agents et un serveur MCP.

Elle se désactive entièrement, pour toute la plateforme. C’est utile si votre politique sur l’IA n’est pas encore arrêtée. Vous pourrez l’activer plus tard.

Quand elle est active, l’assistant prépare une première version, avec la liste de ce qu’il faut vérifier. Rien n’est publié sans votre décision. L’IA passe par plusieurs connecteurs, au choix, dont OpenAI et Mistral. Ce qui leur est transmis est décrit dans notre accord de traitement des données et notre analyse de risques, remis à votre DSI.

Accessibilité

Les collectivités et beaucoup d’entreprises doivent respecter le RGAA. La plateforme est conforme au RGAA. Elle est aussi conforme à l’ATAG 2.0, la norme d’accessibilité des outils de création : ceux qui créent les modules sont concernés autant que les apprenants. Chaque module créé dans E-TIPI a son panneau d’accessibilité : l’apprenant règle la taille du texte, l’interlignage (normal, aéré, très aéré) et le thème (clair, sombre ou contraste renforcé), réduit les animations et peut souligner les liens. Ces réglages de confort s’ajoutent à la conformité RGAA du lecteur de modules, active en permanence. Elle fonctionne dans un navigateur, sur ordinateur, tablette et téléphone.

Réversibilité

Une DSI choisit aussi un fournisseur en pensant au jour où elle le quittera. Toutes les données que vous créez dans la plateforme restent votre propriété.

En fin de contrat, sur simple demande, nous mettons à votre disposition :

• les comptes utilisateurs et leur rattachement ;
• les historiques de formation, les résultats et les scores ;
• les inscriptions, les sessions et les parcours ;
• les attestations et les feuilles d’émargement ;
• les contenus et fichiers que vous avez déposés.

Les données arrivent dans des formats standards : fichiers CSV, fichiers d’origine, archives ZIP. Les contenus créés dans E-TIPI s’exportent en SCORM 2004 4e édition ; ils existent aussi au format natif. Si vous changez d’outil, nous pouvons vous accompagner dans la reprise de vos données, sur devis.

Une fois les données restituées, elles sont supprimées ou anonymisées. Une attestation de suppression peut vous être remise.

Les documents à demander

Votre DSI reçoit notre accord de traitement des données, avec la liste des sous-traitants, et notre analyse de risques sur l’IA. Ces documents sont aussi joints à nos réponses aux appels d’offres. La sécurité de la plateforme est auditée par un tiers. Si vous souhaitez votre propre audit, il peut être prévu au contrat.