Logiciel GPEC : ce qu'il doit faire pour tenir vos obligations GEPP

La plupart des entreprises cherchent un logiciel GPEC au même moment : l’accord GEPP arrive à échéance, le CSE demande des chiffres, ou les entretiens de parcours professionnel doivent passer au nouveau rythme. La question n’est donc pas « quel est le meilleur outil ». C’est « qu’est-ce que je dois pouvoir montrer, et qui le produit ».

Ce guide part de là. Il liste ce que la loi demande, les fonctions qui y répondent, les trois familles d’outils, puis le cahier des charges, les intégrations, le coût et les erreurs qui font échouer un projet.

Pour comparer des solutions nommées, notre guide des logiciels de gestion des compétences passe dix outils du marché à la même grille.

Qu’est-ce qu’un logiciel GPEC ?

Un logiciel GPEC est un outil qui décrit les emplois et les compétences de l’entreprise, mesure ce que les collaborateurs savent faire, et compare cette photo aux besoins des années qui viennent. Il sert ensuite à suivre les actions décidées : formation, mobilité, recrutement.

GPEC veut dire gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Depuis les ordonnances de 2017, le Code du travail parle de GEPP, gestion des emplois et des parcours professionnels. Les éditeurs et les acheteurs continuent de dire « logiciel GPEC » ou « outil GPEC ». On croise aussi « outil GEPP » et « GPEC SIRH » quand la fonction est un module du système RH. Tous désignent le même besoin.

La démarche elle-même, ses étapes et son histoire juridique sont détaillées dans notre article sur la GPEC et sa mise en œuvre. Ici, on s’en tient à l’outil.

Quelles obligations un logiciel GPEC doit-il servir ?

Le cadre légal est détaillé, texte par texte, dans notre article sur la GPEC et sa mise en œuvre : qui doit négocier, à quel rythme, ce que risque une entreprise qui ne le fait pas. Ici, une seule question compte : qu’est-ce que chaque obligation demande à l’outil ?

• L’accord GEPP (article L. 2242-20, à partir de 300 salariés, tous les trois ans) : il faut un état des lieux par emploi au moment de négocier, et le même état des lieux trois ou quatre ans plus tard pour mesurer ce qui a bougé. L’outil doit donc garder l’historique, pas seulement la situation du jour.
• L’entretien de parcours professionnel (article L. 6315-1, loi n° 2025-989, toutes les entreprises) : un calendrier par salarié calé sur sa date d’embauche, une trame, une trace datée. Les compétences évoquées en entretien doivent rejoindre la cartographie, sinon on saisit deux fois la même information.
• La consultation du CSE (article L. 2312-24) : des indicateurs par emploi, par site et par tranche d’âge, datés et exportables vers la BDESE.

Ce que chaque obligation demande au logiciel

Obligation	Qui est concerné	Ce que le logiciel doit sortir
Négociation GEPP (art. L. 2242-20)	300 salariés et plus, ou entreprise ou groupe de dimension communautaire avec au moins un établissement de 150 salariés en France	État des lieux des emplois et des compétences, écarts, plan d’action, bilan à l’échéance
Entretien de parcours professionnel (art. L. 6315-1)	Toutes les entreprises	Calendrier par salarié, trame, trace datée, état des lieux tous les huit ans
Consultation du CSE (art. L. 2312-24)	Entreprises avec un CSE de 50 salariés et plus	Indicateurs par emploi, site et âge, exportables vers la BDESE
Plan de développement des compétences	Toutes les entreprises	Formations prévues et suivies, reliées aux écarts constatés

Ce tableau sert de point de départ au cahier des charges. Une fonction qui ne répond à aucune ligne est un confort, pas une priorité.

Quelles fonctions attendre d’un logiciel GPEC ?

Six fonctions répondent aux obligations ci-dessus. Pour chacune, voici ce qu’il faut voir en démonstration, sur vos propres données.

1. Un référentiel des emplois et des compétences

C’est la base. Chaque emploi a sa liste de compétences, avec un niveau attendu. Le référentiel de compétences doit pouvoir évoluer sans tout casser : un emploi qui change, une compétence qu’on ajoute, un niveau qu’on relève.

À voir en démo : comment on importe votre référentiel actuel, et ce qui se passe pour les évaluations déjà faites quand un niveau attendu change.

2. Une cartographie des niveaux

La cartographie des compétences dit qui a quel niveau, par équipe, par site, par emploi. Elle se remplit à partir des évaluations : auto-évaluation, avis du manager, résultats de tests.

À voir en démo : la vue d’un manager sur son équipe, puis la vue RH sur tout un métier, et le temps qu’il faut pour passer de l’une à l’autre.

3. Les entretiens

Campagnes d’entretiens de parcours professionnel, trames, relances, signature. Le point qui compte : les compétences discutées pendant l’entretien mettent-elles à jour la cartographie, ou restent-elles dans un compte rendu que personne ne relit ?

À voir en démo : un entretien rempli par un manager, et ce qui change ensuite dans la fiche du salarié.

4. Le plan de développement

Chaque écart entre niveau attendu et niveau constaté devient une action : formation, tutorat, mobilité, recrutement. Le logiciel doit relier l’action à l’écart, puis montrer quand l’écart se réduit.

À voir en démo : une formation suivie et validée, et la mise à jour du niveau qui suit.

5. Les prévisions

C’est la partie « prévisionnelle » : les départs à la retraite par emploi, les métiers qui vont grossir ou disparaître, les compétences qui manqueront dans trois ans. Ici, le logiciel croise les compétences avec les données du SIRH (âge, ancienneté, contrats).

À voir en démo : la pyramide des âges d’un métier critique, et la liste des compétences tenues par des personnes qui partent dans moins de cinq ans.

6. Le reporting pour l’accord et le CSE

Des tableaux par emploi, site et période, que l’on peut exporter et comparer d’une année à l’autre. Sans historique, impossible de faire le bilan de l’accord.

À voir en démo : l’état des lieux tel qu’il était il y a un an, à côté de celui d’aujourd’hui.

SIRH, logiciel GPEC dédié ou LMS avec gestion des compétences : que choisir ?

Trois familles d’outils se disputent le sujet. Elles ne partent pas du même endroit.

	Module GPEC d’un SIRH	Outil GPEC dédié	LMS avec gestion des compétences
Point de départ	Le dossier du salarié	Les emplois et les prévisions	La formation et les écarts de compétences
Fort sur	Entretiens, organigramme, données d’âge et de contrat	Projections, mobilité, revues de personnel	Référentiel, matrice, parcours, preuve des formations suivies
Plus faible sur	Niveaux de compétences détaillés, lien avec la formation	Diffusion des formations	Projections d’effectifs à plusieurs années
Pour qui	Entreprise qui veut un seul outil RH	Grand groupe avec une équipe GPEC	Entreprise où la formation est le premier levier pour combler les écarts

Ces familles se complètent souvent. Un schéma courant : le SIRH tient les salariés et l’organigramme, le LMS tient les compétences et les formations, et les deux échangent leurs données automatiquement.

La bonne question n’est pas « lequel fait tout ». C’est « où vit chaque donnée, et comment passe-t-elle d’un outil à l’autre sans ressaisie ». Pour le choix entre solutions nommées, voyez notre comparatif cité plus haut.

Excel suffit-il pour une GPEC ?

Tant que les chiffres restent petits, oui. Faisons le calcul pour une entreprise qui atteint le seuil légal.

Prenons 300 salariés, répartis sur 25 emplois, avec 12 compétences par emploi en moyenne :

• une campagne d’évaluation produit 300 × 12 = 3 600 niveaux ;
• avec une auto-évaluation et l’avis du manager, cela fait 7 200 notes à recueillir, comparer et consolider ;
• avec un entretien de parcours tous les quatre ans, il faut en tenir environ 75 par an, plus ceux de chaque nouvel embauché dans sa première année ;
• à l’échéance d’un accord de trois ans, il faut retrouver l’état des lieux de départ pour faire le bilan.

Dans un tableur partagé, chaque manager remplit sa copie. Les versions divergent, les formules cassent, et l’historique se perd au premier changement d’organigramme. Le fichier reste utile pour démarrer sur un métier pilote. Il ne tient pas un cycle complet d’accord.

Repère pratique : sous 50 personnes et quelques emplois stables, un tableur bien tenu suffit. Au-delà de quelques centaines de personnes ou de plusieurs sites, le temps passé à consolider dépasse vite le prix d’un outil.

Comment écrire le cahier des charges de votre outil GEPP ?

Un cahier des charges utile tient en quelques pages. Il décrit votre situation, ce que vous devez produire, et les questions auxquelles chaque éditeur répond par écrit.

Décrire votre situation

• Effectifs, nombre d’emplois, nombre de sites ou d’entités.
• Référentiel existant : sous quelle forme, à jour ou non.
• Outils en place : SIRH, annuaire, LMS, outil d’entretiens.
• Échéances : date de l’accord GEPP en cours, prochaine campagne d’entretiens.

Lister ce que vous devez produire

Reprenez le tableau des obligations plus haut. Pour chaque ligne, écrivez le document attendu et qui le lit : la direction, le CSE, les délégués syndicaux, les managers.

Poser les questions qui départagent

• Comment importez-vous notre référentiel actuel, et en combien d’étapes ?
• Que deviennent les évaluations passées quand un niveau attendu change ?
• Les compétences discutées en entretien mettent-elles à jour la cartographie ?
• Quelles données recevez-vous du SIRH, à quelle fréquence, par quel moyen ?
• Pouvez-vous sortir l’état des lieux d’il y a trois ans ?
• Où sont hébergées les données, et chez qui ?
• Si l’outil fait des recommandations par IA, comment sont-elles expliquées, et peut-on les désactiver ?
• Comment récupère-t-on toutes nos données si nous changeons d’outil ?

Tester sur vos données

Demandez une démonstration sur un de vos emplois, avec votre référentiel, et faites-la suivre par un manager qui n’a pas préparé la séance. Un écran d’évaluation qu’un manager ne comprend pas en deux minutes ne sera pas rempli.

Quelles intégrations demander : SSO, SCIM, connecteurs SIRH ?

Un outil GPEC vit de données qu’il ne crée pas : les salariés, leurs emplois, leur manager, leur date d’embauche. Si ces données arrivent à la main, la cartographie décroche en quelques mois.

Quatre points à vérifier :

• L’authentification unique (SSO), en SAML 2.0 ou OpenID Connect : les collaborateurs entrent avec leur compte d’entreprise, sans nouveau mot de passe.
• La synchronisation des comptes en SCIM 2.0 depuis l’annuaire : arrivées, départs, changements de service et relations managériales passent tout seuls. Le détail est sur notre page SSO et SCIM.
• Un connecteur avec votre SIRH, pour les données que l’annuaire ne porte pas : emploi, date d’embauche, ancienneté.
• Une API et des exports, pour le reste et pour partir un jour avec vos données.

Les relations managériales comptent plus qu’on ne le croit. Sans elles, l’outil ne sait pas quel manager évalue qui, et les campagnes se règlent à la main.

Combien coûte un logiciel GPEC ?

Peu d’éditeurs publient leurs prix. La plupart chiffrent sur devis, selon le nombre d’utilisateurs, les modules retenus et le mode de licence.

Un repère public existe pour les SIRH. Selon Cegid, éditeur de SIRH, un SIRH en SaaS coûte de 5 à 25 € par utilisateur et par mois, et de 8 à 18 € pour une entreprise de 200 à 500 salariés (article publié le 3 septembre 2026). Pour 300 salariés, cela donne entre 28 800 et 64 800 € par an pour un SIRH entier, pas seulement pour sa partie GPEC.

Le même article rappelle les coûts qui ne figurent pas dans le prix mensuel : le paramétrage, la reprise des référentiels, chaque connecteur avec le reste du système d’information et sa maintenance, la formation des administrateurs et des managers.

Comparez donc les offres sur trois ans, la durée d’un accord GEPP, en ajoutant ces postes.

Côté E-TIPI, la plateforme LMS E-TIPI LEARNING coûte 8 € par utilisateur et par mois jusqu’à 100 utilisateurs, en licence annuelle, avec un pack de formations prêtes à l’emploi. La gestion des compétences fait partie des briques de la plateforme. SSO, SCIM et double authentification sont compris dans la licence. Au-delà de 100 utilisateurs, le prix est dégressif, sur devis.

Quelles erreurs font échouer le déploiement d’un logiciel GPEC ?

Acheter l’outil avant d’avoir le référentiel

Un logiciel ne décide pas quelles compétences comptent. Si le référentiel n’existe pas, l’équipe passe les six premiers mois à le construire dans l’outil, et personne ne voit de résultat. Commencez par un référentiel court sur deux ou trois métiers.

Tout déployer d’un coup

Lancer la cartographie sur tous les emplois en même temps produit des milliers de cases vides. Un métier pilote, une campagne, un bilan, puis le suivant.

Oublier les managers

Ce sont eux qui évaluent. S’ils ont quarante compétences à noter par personne sur un écran confus, ils cliquent au hasard ou ne cliquent pas. Gardez 8 à 15 compétences par emploi et un écran qui se remplit vite.

Laisser deux outils sans lien

Un SIRH d’un côté, un outil de compétences de l’autre, et un export manuel chaque trimestre. Au bout d’un an, les deux ne parlent plus des mêmes personnes.

Ne pas garder l’historique

L’accord GEPP se juge à son bilan. Si l’outil écrase les niveaux à chaque campagne, vous ne pourrez pas montrer ce qui a progressé.

Confondre l’accord et la démarche

Signer un accord tous les trois ans ne fait pas une GEPP. Si les données ne servent qu’au moment de la négociation, elles seront fausses à la suivante.

La GEPP reliée à la formation : ce que fait E-TIPI LEARNING

E-TIPI LEARNING est une plateforme LMS. Elle couvre la partie compétences et formation d’une GEPP, pas la paie ni les projections d’effectifs.

La gestion des compétences y fonctionne en quatre temps :

1. un référentiel par emploi, avec des compétences techniques et comportementales et un niveau attendu pour chacune ; un socle commun au groupe et des compléments locaux si besoin ;
2. un positionnement par le manager ou à partir des résultats aux évaluations, avec la possibilité pour le collaborateur de demander une réévaluation ;
3. une matrice où les écarts se lisent par personne et par emploi ;
4. un parcours propre à chacun, où les compétences les plus éloignées passent en tête, avec les formations qui mènent au niveau suivant.

Quand un métier change, vous modifiez le niveau attendu. Les écarts se recalculent et les parcours suivent. La gestion des sessions garde la trace de chaque formation : convocations, émargement, attestations, coûts, reporting.

La plateforme se branche sur le système d’information : SSO en SAML 2.0 ou OpenID Connect, comptes synchronisés en SCIM 2.0 avec les relations managériales, connecteurs avec Lucca, Oracle HR One, Talentsoft, NeoBrain, Neeva et 365Talents, API REST pour le reste. France Active tient ses comptes à jour depuis l’annuaire par SCIM et suit les compétences de son réseau dans la même plateforme que ses sessions. À la Région Hauts-de-France, la plateforme est reliée à Neeva, la solution RH de la Région.

Les données sont hébergées en France, chez Ikoula (groupe Sewan). Un assistant IA aide à créer les modules et les quiz ; il se désactive entièrement.

La démonstration dure 30 minutes. Le plus utile est de la faire sur un de vos emplois et votre référentiel actuel.