Les guides E-TIPI LEARNING · N° 04
Plan de formation : définition, obligations et méthode en 5 étapes
Ce que la loi demande vraiment, comment recueillir les besoins sans y passer l'automne, et comment suivre le plan une fois voté. Avec un exemple de tableau.
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Le plan de formation fixe ce que l’entreprise va former dans l’année, pour qui, comment et à quel prix. Sur le papier, c’est un tableau. En pratique, c’est trois mois de relances aux managers, des arbitrages de budget et une présentation au CSE.
D’abord ce que la loi impose, puis une méthode en cinq étapes, et ce qu’il faut suivre une fois le plan lancé.
Qu’est-ce qu’un plan de formation ?
Le plan de formation réunit les actions de formation que l’employeur décide pour ses salariés. Il dit, pour chaque action, le public visé, l’objectif, la modalité, la période et le coût.
Depuis le 1er janvier 2019, son nom officiel est plan de développement des compétences. La loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018 l’a renommé. Le contenu n’a presque pas changé, et le terme « plan de formation » reste le plus employé dans les entreprises.
Le plan distingue deux familles :
- les formations obligatoires, celles qu’un texte impose pour exercer une activité : habilitation électrique, sécurité incendie, hygiène alimentaire, formations DDA en assurance ;
- les formations non obligatoires, décidées par l’employeur pour développer les compétences.
Il peut aussi comprendre des bilans de compétences et des validations des acquis de l’expérience (VAE), avec l’accord du salarié.
Que dit la loi ? Les obligations de l’employeur
Aucun texte n’impose un document appelé « plan ». Ce que la loi impose, ce sont des obligations, et le plan sert à prouver qu’on les tient.
Adapter et maintenir dans l’emploi. L’article L6321-1 du Code du travail oblige l’employeur à adapter ses salariés à leur poste et à veiller à leur capacité à occuper un emploi. L’obligation vaut quelle que soit la taille de l’entreprise. Un licenciement pour insuffisance professionnelle sans formation préalable peut être jugé sans cause réelle et sérieuse.
Former sur le temps de travail. Une formation obligatoire se suit sur le temps de travail, rémunération maintenue. Une formation facultative aussi, sauf accord écrit du salarié pour la suivre hors temps de travail. Sans accord collectif, la limite est alors de 30 heures par an et par salarié, ou 2 % du forfait.
Choisir sans discriminer. L’employeur choisit qui part en formation, sans critère discriminant : âge, situation familiale, temps partiel.
Consulter le CSE. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est consulté chaque année sur la politique sociale, formation comprise.
Tenir les entretiens. L’entretien de parcours professionnel (l’ancien entretien professionnel) est le moment où chaque salarié parle de ses besoins. Il alimente le plan. Dans les entreprises de 50 salariés et plus, un salarié qui n’a eu en huit ans ni ses entretiens ni aucune formation non obligatoire reçoit 3 000 € sur son CPF, à la charge de l’employeur (article L6323-13). Le cadre est détaillé dans notre article sur la GPEC.
Pour le détail des règles, la fiche de Service-Public sur le plan de développement des compétences fait référence.
Comment construire un plan de formation en 5 étapes ?
1. Partir des priorités de l’entreprise
Avant de demander quoi que ce soit aux managers, posez trois ou quatre priorités pour l’année. Un nouvel outil à déployer, une réglementation qui change, un métier qui manque de monde, des managers récemment promus.
Sans ce cadre, vous recevrez des listes de souhaits impossibles à arbitrer.
2. Recueillir les besoins
Les besoins viennent de quatre sources :
- les entretiens de parcours professionnel et les entretiens annuels ;
- les managers, qui voient les écarts sur le terrain ;
- les obligations réglementaires, avec leurs dates de recyclage ;
- les écarts mesurés sur le référentiel et la matrice de compétences, quand vous en avez une.
Donnez aux managers une trame courte : qui, quelle compétence, pourquoi maintenant, quelle urgence. Une demande sans objectif ne passe pas l’arbitrage.
3. Arbitrer et prioriser
Classez les demandes en trois paniers : obligatoire (non négociable), lié à une priorité de l’année, souhaitable. Le budget part d’abord au premier panier, puis au deuxième.
C’est aussi le moment de choisir la modalité. Une sensibilisation pour 800 personnes se fait en e-learning. Une prise de poste de manager mérite un parcours mêlant classe virtuelle, présentiel et suivi. Le blended learning combine les deux.
4. Chiffrer et présenter
Chiffrez chaque action : coût pédagogique, frais de déplacement, temps passé. Puis présentez le plan au CSE avec le bilan de l’année précédente : ce qui a été réalisé, ce qui ne l’a pas été, et pourquoi.
5. Déployer et suivre dans l’année
Un plan voté en janvier et relu en décembre ne sert à rien. Suivez chaque mois les inscriptions, les sessions tenues, les annulations et les dépenses engagées.
Les formations obligatoires demandent un suivi à part : une habilitation qui expire est un risque juridique, pas un retard de planning.
À quoi ressemble un plan de formation ? Un exemple de tableau
Voici la structure la plus courante, une ligne par action :
| Action | Public | Objectif | Modalité | Obligatoire | Période | Coût estimé |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Habilitation électrique (recyclage) | 24 techniciens | Maintenir l’habilitation | Présentiel, 1 jour | Oui | Mars | 7 200 € |
| Prise de poste manager | 12 nouveaux managers | Conduire ses premiers entretiens | Parcours blended, 6 semaines | Non | Avril à mai | 9 600 € |
| Cybersécurité, réflexes de base | Tous les salariés | Reconnaître un e-mail de phishing | E-learning, 10 min | Non | Septembre | Inclus |
| Nouvel outil CRM | 40 commerciaux | Saisir et suivre une opportunité | Classe virtuelle + module | Non | Juin | 3 000 € |
Les montants sont des exemples. Ajoutez une colonne « réalisé » et une colonne « dépensé » : c’est elle qui servira au bilan devant le CSE.
Plan par campagne ou plan continu ?
Le plan par campagne se prépare une fois par an, à l’automne, et se vote en début d’année. Il convient aux entreprises dont l’activité est stable.
Le plan continu se révise chaque trimestre. Il convient quand les besoins changent vite : nouveaux produits, réorganisations, recrutements en vagues.
Beaucoup d’entreprises font les deux : un socle annuel, voté au CSE, et une enveloppe réservée aux besoins qui apparaissent en cours d’année.
Comment mesurer l’efficacité du plan ?
Le taux de réalisation (actions faites sur actions prévues) est le premier indicateur, mais il ne dit rien de ce qui a été appris.
Ajoutez trois mesures simples :
- la satisfaction à chaud, à la fin de chaque action ;
- l’acquis, par un quiz ou une mise en situation ;
- l’effet sur le travail, mesuré à froid quelques semaines après, auprès de l’apprenant et de son manager.
C’est le modèle de Kirkpatrick, en version allégée. Notre glossaire en donne les quatre niveaux.
Quel outil pour gérer le plan de formation ?
Sous 50 salariés, un tableur tient. Au-delà, il casse : des versions qui circulent, des attestations perdues, des relances à la main.
Un logiciel de gestion de la formation, ou un LMS qui en a les fonctions, reprend tout ce qui est répétitif. Dans la plateforme LMS E-TIPI LEARNING, la gestion des sessions couvre les conventions, les convocations, l’émargement en ligne, les évaluations, les attestations de présence et de réalisation, et les coûts. Les formations en ligne et les sessions en salle remontent dans les mêmes tableaux de bord, par entité, par équipe ou par période.
Le choix de l’outil vient après la méthode. Notre guide pour choisir un logiciel de gestion de la formation liste les questions à poser.